Корпоративна пошта

Корпоративна пошта і як її створити

Корпоративна пошта необхідна практично кожної організації, включаючи фізичних осіб – підприємців, які користуються електронною поштою.

У цій стаття розглянемо кілька варіантів організації корпоративної пошти, доступних в даний час, і детально зупинимося на одному з них, найбільш привабливому з нашої точки зору.

Варіанти організації корпоративної пошти

  1. Найпоширенішим варіантом є корпоративна пошта Google, представлена ​​сервісом G Suite by Google Cloud. Даний сервіс від Google надає в пакеті послуг сховище даних від 30Гб, голосовий і відеочат, загальні календарі, спільну роботу в компанії з документами, таблицями та презентаціями. Вартість такого пакета обійдеться від 6 до 25 $ в місяць за кожного користувача. Безсумнівно, що цей сервіс найбільш цікавий і перспективний для великої або дуже великої компанії. Але, так чи потрібен весь пакет послуг, який і так доступний в безкоштовному варіанті кожному, що має свій індивідуальний рахунок у Google (електронну пошту Gmail)? По суті виходить, що разом з корпоративною електронною поштою компанія Google по суті реалізує свій дисковий сховище, за рахунок якого формується вартість пакета. Додатковим недоліком, знову-таки з нашої точки зору, можна вважати необхідність установки додаткового програмного забезпечення у вигляді Microsoft Outlook. Хоч це і нескладно, але створює певні незручності при роботі в віддаленому режимі, наприклад, при доступі з мобільного телефону.
  2. Одним з варіантів організації корпоративної пошти є спосіб настройки поштового аккаунта на сайті – реєстраторі доменного імені для сайту компанії. По суті, необхідно налаштувати поштовий акаунт (пересилання електронної пошти) в налаштуваннях домену сайту компанії. Це досить простий і безкоштовний спосіб отримання корпоративної пошти, але при цьому залишаються ті ж недоліки, що і у випадку з організацією корпоративної пошти через сервіс G Suite, пов’язаних з необхідністю установки і використання поштової програми типу Microsoft Outlook. Додатковими недоліками такого способу є:
    • Складність організації декількох поштових акаунтів для корпоративної пошти
    • Значна затримка в часі при пересиланні пошти (кілька хвилин між відправленням і отриманням поштового повідомлення)

     

  3. Найбільш привабливим, ефективним і абсолютно безкоштовним є варіант організації корпоративної електронної пошти на хостингу сайту компанії. Такий спосіб має наступні переваги:
    • Абсолютно безкоштовний
    • Практично не має обмеження в кількості настроюються поштових акаунтів
    • Можливість спільного використання з індивідуальним членством електронної пошти Gmail у кожного співробітника компанії
    • Не вимагає установки додаткової поштової програми
    • Корпоративна пошта доступна на будь-якому віддаленому пристрої
    • Простота настройки і користування
  • Саме на цьому способі створення корпоративної пошти і зупинимося детально

Корпоративна пошта на хостингу

Чому ж корпоративна пошта на хостингу є найбільш привабливою? Основні переваги для компанії вже перераховані вище. Зупинимося на зручність з боку співробітника компанії. Це зручність забезпечується тим, що:

  • співробітнику компанії досить мати свій особистий (індивідуальний) поштовий акаунт електронної пошти Google (gmail) або, грубо кажучи, свою електронну пошту типу xxx@gmail.com
  • співробітникові не потрібно додатково встановлювати ніякого програмного продукту для роботи з корпоративною поштою, і він може отримати доступ до одного або декількох адресах корпоративної електронної пошти з будь-якого пристрою, що має доступ в інтернет (стаціонарний комп’ютер, ноутбук, планшет або смартфон)
  • не потрібно перемикатися між особистим і корпоративним поштовими акаунтами, при отриманні електронного повідомлення, буде видно на яку поштову скриньку прийшло повідомлення, а при відправці повідомлення зможе вибрати від імені кого це повідомлення відправити.

Як налаштувати корпоративну пошту на хостингу

Розглянемо приклад налаштування корпоративної пошти на хостингу зі стандартною cPanel управління. Таку панель управління має більшість хостинг провайдерів в Україні. Для тих, хто користується варіантом з іншого, також стандартної ISP панеллю, настройка корпоративної пошти істотно не відрізняється.

Облікові записи електронної пошти

Зайти в cPanel управління і вибрати «Облікові записи електронної пошти»

Облікові записи електронної пошти

Створити новий обліковий запис електронної пошти. Необхідно створити потрібну поштову адресу. Наприклад, для нашого сайту fory.pro ми використовуємо корпоративну пошту info@fory.pro . Ви можете створити кілька поштових адрес, які підтримуються вашим, як загальний для Вашої компанії, так і індивідуальні для співробітників компанії. Кількість таких поштових скриньок практично не обмежена. Швидше за все, це визначається доцільністю. Кількість символів теж не лімітується і може мати будь-який набір символів.

Створити новий обліковий запис

Після натискання посилання «створити», в cPanel відкривається вікно, в якому необхідно додати потрібну адресу електронної пошти. Для цього необхідно:

    • Вибрати домен сайту, для якого потрібно створити пошту (якщо у Вас на хостингу кілька сайтів)
    • Ввести ім’я користувача (адреса електронної пошти, наприклад, info)
    • Визначити пароль для обраної пошти (головне не забути його потім, пароль можна відредагувати згодом, можна тільки змінити)
  • Вибрати необхідний обсяг дискового простору на хостингу для зберігання копій поштових повідомлень. Якщо Ви не плануєте здійснювати додатковий контроль всі поштових повідомлень, годі й змінювати пропонований хостингом параметр. Якщо хочете контролювати, то можна вибрати варіант «необмежений»
  • Натиснути на посилання «створити» для завершення процедури організації поштової скриньки

додати адресу електронної пошти

Налаштування сервера пересилання

Наступним етапом необхідно перенаправити всі повідомлення з створеної корпоративної пошти на необхідних співробітників компанії. Для цього в cPanel потрібно вибрати «Сервери пересилки».

Сервери пересилки

У вікні «Сервери пересилки» вибрати необхідний домен і натиснути посилання «Додати сервер пересилання»

 Додати сервер пересилання

У новому вікні необхідно вибрати з якою корпоративної пошти (на прикладі з пошти info) і якого домену (на прикладі fory.pro) електронні повідомлення повинні перенаправлятися на індивідуальний (особистий) поштову скриньку співробітника компанії (на прикладі xxx@gmail.com ). Для завершення процедури потрібно натиснути посилання «Додати сервер пересилання».

Додати сервер

На цьому етап створення та перенаправлення поштових повідомлень з корпоративної пошти в cPanel завершено. Якщо Вам необхідно додати нову корпоративну пошту, можете повернутися в розділ «Облікові записи електронної пошти» і додати ще один поштову скриньку, якщо необхідно додати ще одного співробітника для отримання пошти, потрібно перейти в розділ «сервери пересилки» і повторити описані процедури.

Як налаштувати корпоративну пошту Гугл у співробітника компанії

Якщо частини Ваших співробітників необхідно мати доступ тільки для отримання корпоративної пошти, то вибраних станцій, вироблених через cPanel вже досить. Тобто, якщо їх особисті електронні адреси Gmail додані в сервери пересилки, то вони вже будуть отримувати вхідні повідомлення в своїй поштовій скриньці.

У разі необхідності відправки електронних повідомлень через корпоративну пошту, необхідно додатково налаштувати їх індивідуальні акаунти в Google. Варто відзначити, що зробити вони можуть це самостійно, без надання доступу будь-кому в свій особистий аккаунт. Це застереження досить істотна, тому що особистий поштовий акаунт – це особиста інформаційний простір кожної людини, і він має повне право не надавати до нього доступ.

Налаштування особистого облікового запису електронної пошти Gmail

Налаштування особистого облікового запису – дуже проста процедура і при дотриманні інструкції, яку наведемо нижче, не важко для будь-якої людини.

Отже, що потрібно зробити?!

Відкрити свою пошту в Google перейти в її налаштування (натиснути на значок «шестерінки» в правому верхньому кутку, на зображенні виділено червоним колом, і вибрати рядок «настройки»)

 настройки пошти Gmail

При переході в налаштування пошти Gmail, відкриється вікно, вид якого показаний нижче.

пошти Gmail

Пересилання та POP/IMAP

Далі необхідно перевірити чи включені в настройках пошти режими, що дозволяють додавати прийом/передачу повідомлень з інших поштових адрес. Для цього необхідно вибрати в меню пункт «Пересилання та POP/IMAP»

 Пересилання та POP/IMAP

У цьому вікні повинні бути включеними режими «доступ POP» і «доступ по протоколу IMAP». Якщо ці режими включені (в виділених на картинках фрагментах видно написи «POP включений» і «IMAP включений», в настройках вони будуть підсвічені зеленим кольором), то перевірка завершена. Якщо немає, то їх необхідно включити, вибравши відповідні пункти «Увімкнути POP для всіх листів (навіть для тих, які вже завантажені)» і «Включити IMAP», після чого натиснути посилання внизу сторінки «Зберегти зміни» .

Необхідно попередити, що в разі, коли у Вас не були включені зазначені протоколи, то для того, щоб вони вступили в силу, необхідно зробити перезавантаження Вашої пошти і почекати деякий час, Зазвичай, зміни вступають в силу в протягом 30 хвилин (не більше) .

Після чого необхідно повторити перевірку включення даних протоколів.

Облікові записи та імпорт

Після включення протоколів, що дозволяють приймати/відправляти пошту з інших (додаткових адрес), необхідно перейти в настройках пошти в розділ «Облікові записи та імпорт» (див. Нижче). Тут необхідно буде налаштувати 2 пункту «Відправляти листи як» і «отримувати пошту з інших акаунтів». Для цього потрібно спочатку перейти по посиланню «Додати іншу адресу електронної пошти» праворуч від «Відправляти листи як».

 акаунти і імпорт

При переході по посиланню «Додати адресу електронної пошти» відкриється нове вікно (див. Нижче). У цьому вікні необхідно ввести «Ім’я» і «Адреса електронної пошти». Як ім’я для загальної корпоративної пошти рекомендуємо вибирати повна або скорочена назва Вашої компанії. На прикладі це повна назва «SEO студія Fory Group». Для індивідуальної корпоративної пошти це може бути «Відділ продажів» або прізвище співробітника. Це Ім’я буде видно одержувачам листів у вікні «Від кого відправлено лист» Ім’я після установки електронної пошти можна буде змінювати при необхідності.

Як електронної пошти необхідно вказати відповідну електронну адресу корпоративної пошти.

Після заповнення імені та адреси електронної пошти потрібно натиснути «Далі»

 адреса корпоративної пошти

Налаштування відправки корпоративної пошти

У наступному вікні необхідно:

  • Заповнити рядок «Сервер SMTP» – в цьому рядку повинна бути вказана адреса Вашого домену (в прикладі – fory.pro)
  • Вставити адресу корпоративної пошти в рядку «Ім’я користувача» (в прикладі -info@fory.pro )
  • Вписати «Пароль», який Ви вказали, коли створювали відповідну обліковий запис електронної пошти в cPanel
  • Вибрати номер порту – номер порту повинен бути 465
  • Вибрати «Захищене з’єднання з використанням SSL»
  • Натиснути на кнопку «Додати обліковий запис»

Додати обліковий запис

Після проведених дій на електронну пошту Гугл прийде повідомлення, в якому потрібно буде підтвердити додавання іншого електронної адреси в поштовому акаунті Гугл (перейти за вказаною в листі посиланням для підтвердження).

І з цього моменту, з особистої поштової адреси співробітника компанії можна буде відправляти повідомлення від імені компанії. Виглядати це буде так, як на картинці нижче. У першому рядку нового листа з’явиться можливість вибору «від імені кого відправляти зазначений лист»

Поделиться на своей странице социальной сети: