Корпоративная почта

Корпоративная почта и как ее создать

Корпоративная почта необходима практически каждой организации, включая физических лиц – предпринимателей, которые пользуются электронной почтой.

В этой статья рассмотрим несколько вариантов организации корпоративной почты, доступных в настоящее время, и детально остановимся на одном из них, наиболее привлекательном с нашей точки зрения.

Варианты организации корпоративной почты

  1. Самым распространенным вариантом является корпоративная почта Google, представленная сервисом  G Suite by Google Cloud. Данный сервис от Google предоставляет в пакете услуг хранилище данных от 30Гб, голосовой и видеочат, общие календари, совместную работу в компании с документами, таблицами и презентациями. Стоимость такого пакета обойдется от 6 до 25$ в месяц за каждого пользователя. Несомненно, что этот сервис наиболее интересен и перспективен для крупной или очень крупной компании. Но, так ли нужен весь пакет услуг, который и так доступен в бесплатном варианте каждому, имеющему свой индивидуальный аккаунт в Google (электронную почту Gmail)? По сути получается, что вместе с корпоративной электронной почтой компания Google по сути реализует свое дисковое хранилище, за счет которого формируется стоимость пакета. Дополнительным недостатком, опять-таки с нашей точки зрения, можно считать необходимость установки дополнительного программного обеспечения в виде Microsoft Outlook. Хоть это и несложно, но не добавляет удобства при работе в удаленном режиме, например, при доступе с мобильного телефона.
  2. Одним из вариантов организации корпоративной почты есть способ настройки почтового аккаунта на сайте – регистраторе доменного имени для сайта компании. По сути, необходимо настроить почтовый аккаунт (пересылку электронной почты) в настройках домена сайта компании. Это достаточно простой и бесплатный способ получения корпоративной почты, но при этом остаются те же недостатки, что и в случае с организацией корпоративной почты через сервис G Suite, связанных с необходимостью установки и использования почтовой программы типа Microsoft Outlook. Дополнительными недостатками такого способа есть:
    • Сложность организации нескольких почтовых аккаунтов для корпоративной почты
    • Значительная задержка во времени при пересылке почты (несколько минут между отправкой и получением почтового сообщения)
  3. Наиболее привлекательным, эффективным и абсолютно бесплатным является вариант организации корпоративной электронной почты на хостинге сайта компании. Такой способ имеет следующие преимущества:
    • Совершенно бесплатен
    • Практически не имеет ограничения в количестве настраиваемых почтовых аккаунтов
    • Возможность совместного использования с индивидуальным аккаунтом электронной почты Gmail у каждого сотрудника компании
    • Не требует установки дополнительной почтовой программы
    • Корпоративная почта доступна на любом удаленном устройстве
    • Простота настройки и пользования
  • Именно на этом способе создания корпоративной почты и остановимся детально

Корпоративная почта на хостинге

Почему же корпоративная почта на хостинге наиболее привлекательна? Основные преимущества для компании уже перечислены выше. Остановимся на удобстве со стороны сотрудника компании. Это удобство обеспечивается тем, что:

  • сотруднику компании достаточно иметь свой личный (индивидуальный) почтовый аккаунт электронной почты Google (gmail) или, грубо говоря, свою электронную почту типа xxx@gmail.com
  • сотруднику не нужно дополнительно устанавливать никакого программного продукта для работы с корпоративной почтой, и он может получить доступ к одному или нескольким адресам корпоративной электронной почты с любого устройства, имеющего доступ в интернет (стационарный компьютер, ноутбук, планшет или смартфон)
  • не нужно переключаться между личным и корпоративным почтовыми аккаунтами, при получении электронного сообщения, будет видно на какой почтовый ящик пришло сообщение, а при отправке сообщения сможет выбрать от имени кого это сообщение отправить.

Как настроить корпоративную почту на хостинге

Рассмотрим пример настройки корпоративной почты на хостинге со стандартной cPanel управления. Такую панель управления имеет большинство хостинг провайдеров в Украине. Для тех, кто пользуется вариантом с другой, также стандартной ISP панелью, настройка корпоративной почты существенно не отличается.

Учетные записи электронной почты

Зайти в cPanel управления и выбрать «Учетные записи электронной почты»

Учетные записи электронной почты

Создать новую учетную запись электронной почты. Необходимо создать необходимый почтовый адрес. Например, для нашего сайта fory.pro мы используем корпоративную почту info@fory.pro. Вы можете создать несколько почтовых адресов для своего домена, как общий для Вашей компании, так и индивидуальные для сотрудников компании. Количество таких почтовых ящиков практически не ограничено. Скорее всего, это определяется целесообразностью. Количество символов также не лимитируется и может иметь любой набор символов.

Создать новую учетную запись

После нажатия ссылки «создать», в cPanel открывается окно, в котором необходимо добавить требуемый адрес электронной почты. Для этого необходимо:

  • Выбрать домен сайта, для которого нужно создать почту (если у Вас на хостинге несколько сайтов)
  • Ввести имя пользователя (адрес электронной почты, например, info)
  • Задать пароль для выбранной почты (главное не забыть его потом, пароль нельзя отредактировать впоследствии, можно только изменить)
  • Выбрать необходимый объем дискового пространства на хостинге для хранения копий почтовых сообщений. Если Вы не планируете осуществлять дополнительный контроль все почтовых сообщений, можно не изменять предлагаемый хостингом параметр. Если хотите контролировать, то можно выбрать вариант «неограниченный»
  • Нажать на ссылку «создать» для завершения процедуры организации почтового ящика

добавить адрес электронной почты

Настройка сервера пересылки

Следующим этапом необходимо перенаправить все сообщения с созданной корпоративной почты на требуемых сотрудников компании. Для этого в cPanel нужно выбрать «Серверы пересылки».

Серверы пересылки

В открывшемся окне «Серверы пересылки» выбрать требуемый домен и нажать ссылку «Добавить сервер пересылки»

Добавить сервер пересылки

В новом окне необходимо выбрать с какой корпоративной почты (на примере с почты info) и какого домена (на примере fory.pro) электронные сообщения должны перенаправляться на индивидуальный (личный) почтовый ящик сотрудника компании (на примере xxx@gmail.com). Для завершения процедуры нужно нажать ссылку «Добавить сервер пересылки».

Добавить сервер

На этом этап создания и перенаправления почтовых сообщений с корпоративной почты в cPanel завершен. Если Вам необходимо добавить новую корпоративную почту, можете вернуться в раздел «Учетные записи электронной почты» и добавить еще один почтовый ящик, если необходимо добавить еще одного сотрудника для получения почты, нужно перейти в раздел «серверы пересылки» и повторить описанные процедуры.

Как настроить корпоративную почту Гугл у сотрудника компании

Если части Ваших сотрудников необходимо иметь доступ только для получения корпоративной почты, то предварительных настроек, произведенных через cPanel уже достаточно. То есть, если их личные электронные адреса Gmail добавлены в серверы пересылки, то они уже будут получать входящие сообщения в своем почтовом ящике.

В случае необходимости отправки электронных сообщений через корпоративную почту, необходимо дополнительно настроить их индивидуальные аккаунты в Google. Стоит отметить, что сделать они могут это самостоятельно, без предоставления доступа кому-либо в свой личный аккаунт. Эта оговорка весьма существенна, потому что личный почтовый аккаунт – это личное информационное пространство каждого человека, и он имеет полное право не предоставлять к нему доступ.

Настройка личного аккаунта электронной почты Gmail

Настройка личного аккаунта – очень простая процедура и при соблюдении инструкции, которую приведем ниже, не составит труда для любого человека.

Итак, что нужно сделать?!

Открыть свою почту в Google перейти в ее настройки (нажать на значок «шестеренки» в правом верхнем углу, на картинке выделен красным кругом, и выбрать строку «настройки»)

настройки почты Gmail

При переходе в настройки почты Gmail, откроется окно, вид которого показан ниже.

почты Gmail

Пересылка и POP/IMAP

Далее необходимо проверить включены ли в настройках почты режимы, позволяющие добавлять прием/передачу сообщений с других почтовых адресов. Для этого необходимо выбрать в меню пункт «Пересылка и POP/IMAP»

Пересылка и POP/IMAP

В этом окне должны быть включенными режимы «доступ по протоколу POP» и «доступ по протоколу IMAP». Если эти режимы включены (в выделенных на картинках фрагментах видны надписи «POP включен» и «IMAP включен», в настройках они будут подсвечены зеленым цветом), то проверка завершена. Если нет, то их необходимо включить, выбрав соответствующие пункты «Включить POP для всех писем (даже для тех, которые уже загружены)» и «Включить IMAP», после чего нажать ссылку внизу страницы «Сохранить изменения».

Необходимо предупредить, что в случае, когда у Вас не были включены указанные протоколы, то для того, чтобы они вступили в силу, необходимо сделать перезагрузку Вашей почты и подождать некоторое время, Обычно, изменения вступают в силу в течении 30 минут (не более).

После чего необходимо повторить проверку включения данных протоколов.

Аккаунты и импорт

После включения протоколов, позволяющих принимать/отправлять почту с других (дополнительных адресов), необходимо перейти в настройках почты в раздел «Аккаунты и импорт» (см. картинку ниже). Здесь необходимо будет настроить 2 пункта «Отправлять письма как» и «получать почту из других аккаунтов». Для этого нужно вначале перейти по ссылке «Добавить другой адрес электронной почты» справа от «Отправлять письма как».

Аккаунты и импорт

При переходе по ссылке «Добавить адрес электронной почты» откроется новое окно (см. ниже). В этом окне необходимо ввести «Имя» и «Адрес электронной почты». В качестве имени для общей корпоративной почты рекомендуем выбирать полное или сокращенное название Вашей компании. На примере это полное название «SEO студия Fory Group». Для индивидуальной корпоративной почты это может быть «Отдел продаж» или фамилия сотрудника. Это Имя будет видно получателям писем в окне «От кого отправлено письмо» Имя после настроек электронной почты можно будет изменять при необходимости.

В качестве электронной почты необходимо указать соответствующий электронный адрес корпоративной почты.

После заполнения имени и адреса электронной почты нужно нажать «Далее»

адрес корпоративной почты

Настройка отправки корпоративной почты

В следующем окне необходимо:

  • Заполнить строку «Сервер SMTP» — в этой строке должен быть указан адрес Вашего домена (в примере – fory.pro)
  • Вставить адрес корпоративной почты в строке «Имя пользователя» (в примере –info@fory.pro)
  • Вписать «Пароль», который Вы указали, когда создавали соответствующую учетную запись электронной почты в cPanel
  • Выбрать номер порта – номер порта должен быть 465
  • Выбрать «Защищенное соединение с использованием SSL»
  • Нажать на кнопку «Добавить аккаунт»

Добавить аккаунт

После произведенных действий на электронную почту Гугл придет сообщение, в котором нужно будет подтвердить добавление другого электронного адреса в почтовом аккаунте Гугл (перейти по указанной в письме ссылке для подтверждения).

И с этого момента, с личного почтового адреса сотрудника компании можно будет отправлять сообщения от имени компании.  Выглядеть это будет так, как на картинке ниже. В первой строке нового письма появится возможность выбора «от имени кого отправлять указанное письмо»

Корпоративная почта Гугл

SEO студия компании Fory Group

Поделиться на своей странице социальной сети: